QR code GS1 e Sunrise 2027: cosa cambia per produttori, negozi e magazzini

Da oltre cinquant’anni il codice a barre lineare è il modo in cui un prodotto si presenta alla cassa, in magazzino e lungo tutta la filiera. Funziona così bene che quasi nessuno ci pensa più. Eppure è in corso il cambiamento più importante della sua storia: con l’iniziativa globale Sunrise 2027, l’obiettivo è che entro la fine del 2027 i punti cassa di tutto il mondo sappiano leggere anche i codici 2D, a partire dal QR code GS1. In questo articolo vediamo cosa prevede davvero la transizione, cosa distingue un QR code standard GS1 da un QR qualsiasi e cosa conviene fare, già da ora, a chi produce, a chi vende e a chi gestisce un magazzino.

Cinquant’anni di EAN, e perché oggi non bastano più

Il codice EAN-13 che troviamo sulle confezioni fa una cosa sola, e la fa benissimo: identifica il prodotto attraverso il suo GTIN (Global Trade Item Number), il numero univoco assegnato secondo gli standard GS1. Quando lo scanner della cassa lo legge, il sistema recupera prezzo e descrizione dall’anagrafica. Chi vuole approfondire il funzionamento dei codici lineari trova una panoramica nella nostra guida ai sistemi di gestione dei codici a barre.

Il limite è proprio questo: l’EAN dice che cosa è il prodotto, ma non quale confezione è. Non contiene il lotto, non contiene la data di scadenza, non rimanda a informazioni digitali. Tutti dati che oggi servono sempre di più:

• per gestire un richiamo individuando solo i lotti coinvolti;
• per bloccare alla cassa la vendita di un prodotto scaduto;
• per applicare sconti mirati sui prodotti vicini alla scadenza;
• per dare al consumatore informazioni aggiornate su ingredienti, origine, smaltimento dell’imballaggio;
• per registrare in magazzino lotto e scadenza con una sola lettura, senza digitarli a mano.

Un codice lineare non ha lo spazio per portare tutto questo. Un codice bidimensionale sì.

Cos’è Sunrise 2027 (e cosa non è)

Sunrise 2027 è un’iniziativa promossa da GS1, l’organizzazione che gestisce gli standard dei codici a barre a livello mondiale (in Italia rappresentata da GS1 Italy). Nella formulazione di GS1, l’obiettivo iniziale è avere scanner delle casse in grado di leggere ed elaborare sia i vecchi sia i nuovi codici entro la fine del 2027.

Tre precisazioni aiutano a inquadrarla correttamente:

1. Non è una legge. È un obiettivo condiviso dall’industria, non un obbligo normativo con sanzioni. Il suo peso deriva dal fatto che produttori e distributori si stanno allineando sulla stessa data.
2. L’EAN non sparisce da un giorno all’altro. Le specifiche GS1 prevedono esplicitamente che sulla stessa confezione possano convivere un codice lineare e un codice 2D. La transizione è graduale e ogni azienda può pianificarla secondo i propri tempi.
3. Riguarda soprattutto la cassa, ma non solo. Il primo traguardo è la lettura al punto vendita. Le conseguenze, però, arrivano fino alla produzione e al magazzino, perché sono loro a generare e a usare i dati contenuti nel codice.

I formati 2D previsti dall’iniziativa sono tre: il GS1 DataMatrix, il DataMatrix con GS1 Digital Link e il QR code con GS1 Digital Link, che GS1 Italy chiama QR code standard GS1. È quest’ultimo il formato su cui GS1 Italy punta per i prodotti di largo consumo.

QR code generico e QR code GS1: la differenza che conta

A prima vista sono identici: stesso quadrato di moduli bianchi e neri. La differenza sta in quello che c’è dentro.

Un QR code generico, come quelli stampati oggi su molte confezioni per rimandare a un sito promozionale, contiene un indirizzo web qualsiasi. Uno scanner di cassa non sa che farsene: non ci trova il GTIN, quindi non può riconoscere il prodotto.

Il QR code standard GS1 contiene invece un GS1 Digital Link URI, un indirizzo web costruito secondo una sintassi precisa. Un esempio semplificato:

https://id.marchio.it/01/09506000134352/10/LOTTO123

Dopo il dominio del marchio, il numero 01 introduce il GTIN e il numero 10 introduce il lotto. Nello stesso modo si possono aggiungere altri dati, come la data di scadenza. Questo indirizzo fa due cose contemporaneamente:

• alla cassa o in magazzino, lo scanner estrae il GTIN e gli altri dati e li passa al gestionale come farebbe con un codice tradizionale;
• con lo smartphone del consumatore, lo stesso codice apre una pagina web con le informazioni sul prodotto.

Un solo codice, quindi, per due usi che finora richiedevano due simboli diversi. È questo il vero salto rispetto all’EAN.

Cosa cambia per chi produce

Per i produttori la transizione tocca prima di tutto il packaging e la stampa. GS1 Italy ha pubblicato una guida gratuita di buone pratiche per la creazione del QR code standard GS1 che parte da scelte molto concrete: usare il dominio del proprio marchio, preferibilmente un sottodominio dedicato, gestire i collegamenti tramite reindirizzamento così da poter cambiare la pagina di destinazione senza ristampare le confezioni, tenere l’indirizzo il più corto possibile (un URI più corto produce un codice più piccolo).

La decisione più importante riguarda i dati variabili. Se il QR contiene solo il GTIN, può essere stampato sull’artwork come oggi si fa con l’EAN. Se contiene anche lotto e scadenza, il codice cambia da un lotto all’altro e va stampato in linea, al momento del confezionamento o dell’etichettatura. Significa verificare che stampanti, etichettatrici e software di produzione siano in grado di generare codici 2D con dati dinamici e che la qualità di stampa sia sufficiente per una lettura sicura. È lo stesso percorso che molte aziende hanno già affrontato passando dalla prezzatrice alla stampa barcode intelligente, solo con un simbolo più ricco.

Cosa cambia per chi vende

Per il retail il tema centrale è la cassa. Gli scanner laser tradizionali leggono solo codici lineari: per il 2D serve un lettore di tipo imager, cioè basato su sensore d’immagine. Molti scanner da banco installati negli ultimi anni sono già di questo tipo, quindi alcuni punti vendita potrebbero essere pronti senza saperlo: è una verifica da fare modello per modello.

Lo scanner, però, è solo metà del lavoro. Anche il software di cassa deve essere aggiornato: le indicazioni tecniche di GS1 chiedono che sappia convertire il GS1 Digital Link nel formato dati standard e gestire almeno lotto e data di scadenza. Senza questo passaggio, il QR viene letto ma i dati aggiuntivi vanno persi.

Quando la catena funziona, si aprono possibilità che con l’EAN non esistono:

• blocco automatico della vendita di prodotti scaduti o richiamati;
• ribassi di prezzo applicati in automatico in base alla scadenza del singolo pezzo;
• controlli più rapidi in caso di richiamo, limitati ai lotti interessati;
• un unico codice sulla confezione per cassa e consumatore.

Nessuna di queste funzioni si attiva da sola: ognuna richiede un progetto sul gestionale di cassa. Ma è bene saperlo prima di rinnovare scanner e software, per non doverlo fare due volte.

Cosa cambia in magazzino e in logistica

Il magazzino è spesso il luogo in cui i benefici del 2D si vedono per primi. In ricevimento merci, leggere GTIN, lotto e scadenza con una sola scansione elimina la digitazione manuale, che è una fonte di errore frequente nella gestione di scorte e rotazioni. Chi lavora con logiche FEFO (first expired, first out) ha tutto l’interesse a ricevere la scadenza direttamente dal codice.

Anche qui i punti da verificare sono due: i dispositivi e il software. Molti terminali portatili e palmari professionali recenti montano già lettori imager, mentre i modelli più datati o le pistole laser vanno controllati uno per uno. Sul fronte software, il gestionale di magazzino deve saper interpretare il contenuto del codice e salvare lotto e scadenza nei campi giusti.

Il primo passo pratico è sapere con precisione che cosa si ha: quali referenze sono a catalogo, quali codici riportano, quali dispositivi li leggono. È un censimento che conviene fare con lo stesso metodo usato per l’inventario. Un’app di catalogazione come NextScan, che lavora da smartphone, tablet e PC anche senza connessione e stampa etichette su stampanti termiche Zebra, è pensata proprio per questo tipo di lavoro: scansionare, raccogliere i dati e avere in poco tempo una fotografia ordinata delle referenze.

Come prepararsi senza fretta: una checklist

La scadenza indicata da GS1 è la fine del 2027: c’è il tempo per muoversi con ordine, a patto di cominciare per tempo. Ecco da dove partire:

1. Fare l’inventario dei dispositivi. Scanner di cassa, palmari, lettori da banco: quali sono imager e quali solo laser.
2. Verificare i software. Chiedere ai fornitori di gestionale, cassa e WMS se e quando supporteranno GS1 Digital Link e i dati di lotto e scadenza.
3. Decidere quali dati servono davvero. Solo GTIN, oppure anche lotto e scadenza? La scelta cambia il modo di stampare.
4. Controllare le linee di stampa. Stampanti ed etichettatrici devono generare codici 2D leggibili, anche con dati variabili.
5. Partire da un progetto pilota. Poche referenze, un solo punto vendita o un solo magazzino, per scoprire i problemi quando costano poco.
6. Coinvolgere i partner di filiera. Fornitori e clienti devono sapere cosa troveranno sulle confezioni e cosa potranno leggere.

GS1 Italy mette a disposizione anche checklist specifiche per produttori, retailer e fornitori di soluzioni, utili per impostare i progetti pilota.

FAQ

Dal 2028 il codice EAN non sarà più valido?
No. Sunrise 2027 riguarda la capacità delle casse di leggere anche i codici 2D, non l’abolizione dell’EAN. Per tutta la fase di transizione, codice lineare e codice 2D potranno convivere sulla stessa confezione.

Posso usare il QR code che ho già sulla confezione?
Solo se è un QR code standard GS1, cioè se contiene un GS1 Digital Link con il GTIN del prodotto. Un QR che rimanda semplicemente a una pagina web non può essere letto dalla cassa come identificativo del prodotto.

Serve un nuovo codice GTIN per il QR code?
No. Il QR code standard GS1 utilizza lo stesso GTIN già presente nell’EAN-13 del prodotto. Cambia il supporto, non il numero che identifica l’articolo.

Il cambiamento riguarda anche le piccole imprese?
Sì, perché i prodotti di una piccola impresa passano dalle stesse casse e dagli stessi magazzini della grande distribuzione. La buona notizia è che la transizione è graduale e si può affrontare per passi, a partire dalle referenze più importanti.

Un cambiamento graduale, da pianificare adesso

Sunrise 2027 non chiede a nessuno di buttare via ciò che funziona. Chiede di prepararsi a un codice che porta con sé più informazioni e che, se sfruttato bene, rende più semplici richiami, controlli sulle scadenze, ricevimento merci e comunicazione con il consumatore. Le aziende che arriveranno pronte non saranno quelle che hanno cambiato tutto all’ultimo momento, ma quelle che hanno iniziato con un inventario dei dispositivi, una domanda precisa ai propri fornitori di software e un piccolo progetto pilota. Tutte cose che si possono avviare già nelle prossime settimane.