Codici di ubicazione in magazzino: come progettare un sistema che regge nel tempo

In molti magazzini la merce si trova perché qualcuno sa dove l’ha messa. Funziona finché quella persona è presente, i volumi sono bassi e nessuno sposta niente. Poi arrivano un collega nuovo, un picco di ordini o un riordino degli scaffali, e il tempo speso a cercare diventa più lungo di quello speso a prelevare. Un buon sistema di codici di ubicazione in magazzino trasforma ogni posizione in un indirizzo preciso, leggibile da chiunque e da qualsiasi software. In questo articolo vediamo la logica più usata per costruirlo, le regole che lo rendono solido nel tempo, gli errori da evitare e come progettare le etichette di ubicazione.

Perché serve un sistema di indirizzamento

Un’ubicazione codificata è l’equivalente di un indirizzo postale: dice esattamente dove si trova una cosa, senza bisogno di spiegazioni. I vantaggi si vedono in ogni fase del lavoro:

• ricevimento: chi mette a stock sa dove posare la merce e lo registra;
• prelievo: chi prepara gli ordini va dritto alla posizione giusta;
• inventario: si conta ubicazione per ubicazione, senza saltare scaffali;
• formazione: un nuovo addetto diventa operativo in giorni, non in mesi;
• picchi di lavoro: personale aggiuntivo può lavorare senza dipendere dalla memoria dei colleghi.

È uno dei punti che abbiamo indicato anche nel piano in sei settimane per il picco stagionale: un articolo spostato ma non registrato, nei giorni di massimo carico, diventa un articolo introvabile.

La logica più diffusa: dal generale al particolare

La struttura più usata descrive la posizione partendo dall’area più grande fino al singolo vano, come un indirizzo che va da città e via fino al numero civico:

1. Zona: un’area del magazzino con caratteristiche proprie (per esempio merce a temperatura controllata, piccoli pezzi, pallet interi).
2. Corsia: il corridoio tra due scaffalature.
3. Campata: il tratto di scaffale tra due montanti, lungo la corsia.
4. Livello: il ripiano, contato dal basso verso l’alto.
5. Posizione: il vano all’interno del livello, se ce n’è più di uno.

Un codice come A-03-12-B-2 si legge così: zona A, corsia 3, campata 12, livello B, posizione 2. Chi lo legge sa dove andare anche se non ha mai visto quel magazzino.

Una convenzione molto diffusa è numerare le campate con i numeri dispari su un lato della corsia e i pari sull’altro, come nelle vie cittadine. Così, camminando lungo la corsia, i numeri crescono in modo regolare su entrambi i lati.

Le regole che rendono il sistema solido

Un sistema di ubicazioni si progetta una volta e si usa per anni. Alcune regole evitano di doverlo rifare:

• Lunghezza fissa: ogni parte del codice ha sempre lo stesso numero di caratteri, con gli zeri iniziali (corsia 03, non 3). Così i codici si ordinano correttamente in ogni elenco.
• Separatori coerenti: sempre lo stesso carattere tra le parti, per esempio il trattino, o nessun separatore, ma mai un misto.
• Niente caratteri ambigui: evitare lettere che si confondono con i numeri, come O e 0 o I e 1.
• Spazio per crescere: prevedere numeri liberi per corsie o scaffali futuri, invece di dover rinumerare tutto al primo ampliamento.
• Un codice, una posizione fisica: nessuna ubicazione con due codici, nessun codice che indica due punti diversi.
• Aree speciali codificate: baie di carico, area resi, merce in quarantena o in attesa di controllo devono avere un proprio codice, altrimenti diventano zone grigie.

Chi lavora con partner esterni e standard di settore può valutare anche gli strumenti GS1: il Global Location Number identifica le sedi fisiche e prevede una componente di estensione per le sotto-ubicazioni, da usare quando le parti coinvolte lo concordano. Per l’organizzazione interna di un magazzino, però, nella maggior parte dei casi basta un codice interno ben progettato.

Gli errori più comuni

Alcuni problemi si ripetono in molti magazzini:

• codici troppo lunghi, con informazioni che non servono a trovare la merce;
• numerazione che non segue il percorso reale, per cui l’ordine dei codici non corrisponde all’ordine in cui si cammina;
• rinumerazioni frequenti, che rendono inutili etichette, abitudini e storico;
• livelli contati in modo diverso da una zona all’altra, dal basso in una e dall’alto nell’altra;
• etichette posizionate male, per esempio sotto il ripiano sbagliato, che creano dubbi su quale livello indichino.

Etichette di ubicazione: come progettarle

L’etichetta è il punto in cui il sistema incontra il magazzino. Deve essere leggibile a occhio e con lo scanner, e durare quanto la scaffalatura.

Contenuto. Il codice in caratteri grandi e ben leggibili, il codice a barre corrispondente e, sulle etichette applicate al correntino, una freccia che indichi a quale livello si riferisce, sopra o sotto.

Materiale. Le etichette di ubicazione devono durare anni e resistere a urti e sfregamenti: servono supporti sintetici stampati a trasferimento termico, non carta termica. Ne abbiamo parlato nella guida su termico diretto o trasferimento termico.

Posizione. Sempre nello stesso punto di ogni campata, all’altezza e dal lato previsti. Per i livelli alti, fuori dalla portata della mano, si usano etichette più grandi leggibili a distanza o cartelli riassuntivi a inizio campata.

Controllo. In alcuni magazzini si aggiunge un breve codice di verifica, diverso per ogni ubicazione, che l’operatore conferma a voce o a mano per dimostrare di essere nel posto giusto. È utile quando la lettura del codice a barre non è sempre possibile.

Come introdurlo senza fermare il lavoro

Passare da un magazzino “a memoria” a un sistema di ubicazioni richiede qualche passaggio ordinato:

1. Disegnare la mappa del magazzino con zone, corsie e scaffalature.
2. Definire le regole di codifica e metterle per iscritto.
3. Partire da una zona pilota, per verificare che codici ed etichette funzionino nella pratica.
4. Creare le ubicazioni nell’anagrafica del gestionale o del WMS.
5. Stampare e applicare le etichette in modo sistematico, campata per campata.
6. Associare la merce alle ubicazioni, con una conta iniziale per ogni posizione.

Per il quinto e il sesto passaggio uno strumento di catalogazione semplifica molto il lavoro. Con un’app come NextScan si possono stampare in serie le etichette su stampanti termiche Zebra e poi leggere, da smartphone o terminale, il codice dell’ubicazione e quello degli articoli, anche senza connessione, esportando i dati per il gestionale. Chi vuole approfondire le strategie di organizzazione degli spazi trova altri spunti nell’articolo sulla gestione efficiente del magazzino.

FAQ

Meglio lettere o numeri per i livelli?
Entrambe le scelte funzionano. Usare lettere per i livelli e numeri per corsie e campate aiuta a distinguere a colpo d’occhio le parti del codice, purché si evitino lettere ambigue.

Cosa succede se aggiungo una nuova scaffalatura?
Se il sistema ha previsto spazio per crescere, si assegnano i numeri liberi senza toccare le ubicazioni esistenti. Rinumerare tutto è l’ultima opzione, da evitare.

Le ubicazioni servono anche in un magazzino piccolo?
Sì. Anche con poche scaffalature, un codice per ogni posizione riduce il tempo di ricerca e rende possibile un inventario ordinato. Il sistema sarà solo più corto, per esempio senza la zona.

Serve un WMS per usare le ubicazioni?
Non necessariamente. Le ubicazioni si possono gestire anche nel gestionale o con strumenti più semplici. Un WMS diventa utile quando crescono volumi, articoli e operatori.

Un indirizzo per ogni cosa

Un sistema di codici di ubicazione ben progettato è invisibile quando funziona: ogni articolo ha un indirizzo, ogni operatore sa leggerlo, ogni software lo capisce. Richiede qualche giorno di progettazione e di etichettatura, ma ripaga ogni giorno in tempo di ricerca risparmiato, errori di prelievo evitati e inventari più rapidi. La regola più importante resta la più semplice: decidere la logica una volta, scriverla, e rispettarla in tutto il magazzino.