Codici EAN per i propri prodotti: come si ottengono, quanto costano e cosa evitare

Un nuovo prodotto è pronto: ricetta definita, confezione disegnata, primi clienti interessati. Poi arriva la richiesta del buyer della catena o il modulo del marketplace: serve il codice EAN. Molte piccole aziende scoprono solo in quel momento che il codice a barre non si inventa e non si genera con un sito qualsiasi, e che la scelta fatta oggi resterà sulle confezioni per anni. In questa guida vediamo come ottenere i codici EAN in modo corretto: chi li rilascia, quanto costano, perché i codici venduti a pochi euro online creano problemi, come si assegnano ai prodotti e cosa controllare prima di mandare in stampa l’etichetta.

Cos’è un codice EAN e perché si chiama anche GTIN

Il codice EAN è il numero di 13 cifre che compare sotto le barre di quasi tutti i prodotti venduti nei negozi. Il nome tecnico corretto è GTIN (Global Trade Item Number): la chiave che, secondo GS1 Italy, identifica prodotti e imballi in tutto il mondo. EAN-13 è il nome storico del formato più diffuso, e nella pratica i due termini vengono usati come sinonimi.

Un GTIN-13 ha una struttura precisa:

• prefisso aziendale GS1, assegnato all’azienda al momento dell’iscrizione;
• codice prodotto, che l’azienda assegna ai propri articoli in modo progressivo;
• cifra di controllo, calcolata con un algoritmo standard, che permette allo scanner di accorgersi di una lettura errata.

Esistono anche altri formati: il GTIN-8 per i prodotti molto piccoli, dove lo spazio sull’etichetta non basta, e il GTIN-14 per gli imballi che contengono più unità dello stesso prodotto.

Il numero è il cuore del sistema. Le barre sono solo il modo in cui quel numero viene letto da uno scanner, oggi soprattutto con il simbolo EAN-13 e, in prospettiva, anche con i codici 2D di cui abbiamo parlato nell’articolo su QR code GS1 e Sunrise 2027.

Chi rilascia i codici in Italia

I codici EAN non si comprano a pezzi: si ottiene un prefisso aziendale e con quello si costruiscono i codici dei propri prodotti. In Italia l’ente autorizzato a rilasciare i prefissi è GS1 Italy, che fa parte della rete internazionale GS1.

Il percorso, come lo descrive la guida di GS1 Italy il codice a barre in cinque passi, è questo:

1. Iscrizione al sistema GS1, con l’assegnazione di un pacchetto base di 1.000 codici univoci.
2. Assegnazione dei GTIN: l’azienda riceve l’elenco dei numeri disponibili e ne abbina uno a ogni prodotto.
3. Generazione del codice a barre, cioè dell’immagine delle barre, anche con lo strumento messo a disposizione da GS1 Italy.
4. Scelta delle dimensioni in base al tipo di utilizzo.
5. Scelta dei colori di stampa, per garantire che lo scanner legga il codice.

Il prefisso identifica l’azienda che ha immesso il prodotto sul mercato. Per questo un distributore o un marketplace può risalire al titolare del codice e verificare che corrisponda al marchio che vende il prodotto.

Quanto costa

L’adesione a GS1 Italy prevede due voci: una quota di iscrizione, da versare solo il primo anno, e un contributo annuale, da versare ogni anno compreso il primo. Entrambe dipendono dal fatturato complessivo dell’azienda, non dal numero di prodotti. Ecco le prime fasce delle quote associative 2026, quelle che riguardano la maggior parte delle piccole e medie imprese:

Fatturato	Quota di iscrizione (primo anno)	Contributo annuale
Fino a 500.000 euro	300 euro	110 euro
Fino a 1.000.000 euro	500 euro	130 euro
Fino a 5.000.000 euro	1.400 euro	190 euro
Fino a 30.000.000 euro	3.400 euro	340 euro

Le fasce proseguono per le aziende più grandi, fino a un contributo annuale di 5.000 euro. Il contributo annuale non è frazionabile e mantiene attiva la licenza d’uso dei codici: se l’iscrizione non viene rinnovata, l’azienda perde il diritto di usare quel prefisso.

I codici venduti a pochi euro online: perché creano problemi

Cercando “codici EAN” si trovano molti siti che vendono singoli codici o piccoli pacchetti a prezzi molto bassi, spesso senza canone. Sono in genere numeri che appartengono a prefissi rilasciati anni fa ad altre aziende e poi rivenduti. Il codice funziona alla cassa, perché lo scanner legge qualsiasi numero valido, ma il problema emerge altrove:

• il titolare del prefisso non è l’azienda che vende il prodotto, e questo è verificabile da chiunque;
• i marketplace controllano: GS1 Italy ricorda nella sua pagina su come vendere su Amazon che Amazon interroga i registri globali di GS1 per verificare l’identità di un prodotto, e che codici non autorizzati possono complicare la commercializzazione;
• la grande distribuzione chiede codici intestati al fornitore e può rifiutare prodotti con codici non riconducibili all’azienda;
• i dati del prodotto non sono gestibili: nei registri GS1 il codice resta associato a un’altra azienda.

Per verificare a chi è assegnato un codice esiste il servizio Verified by GS1. Prima di acquistare codici da terzi conviene fare questa prova: se il titolare risulta un’altra azienda, i problemi descritti sopra sono solo rimandati.

Come si assegnano i codici ai prodotti

Ottenuto il prefisso, la regola base è semplice: ogni prodotto diverso ha un codice diverso, e un codice identifica sempre lo stesso prodotto. I casi dubbi riguardano le varianti e le modifiche. La guida pratica al cambio del GTIN di GS1 Italy parte da tre domande: il cliente o il partner commerciale deve poter distinguere il prodotto nuovo dal precedente? C’è un obbligo normativo di comunicarlo? La modifica ha un impatto rilevante sulla logistica? Se la risposta è sì, serve un nuovo codice.

In pratica serve un GTIN nuovo quando:

• si lancia un nuovo prodotto o una nuova variante (gusto, colore, taglia, formato);
• cambia il contenuto netto dichiarato, anche di poco: la confezione da 500 g e quella da 450 g sono prodotti diversi;
• cambiano dimensioni o peso lordo di oltre il 20%;
• si aggiunge o si toglie una certificazione riconoscibile, come biologico;
• cambia il marchio principale;
• cambia il numero di unità in una confezione multipla o in un imballo.

Non serve invece un nuovo codice per piccoli ritocchi grafici che il cliente non percepisce come un prodotto diverso. Per le promozioni temporanee, come una confezione con decorazione natalizia, la guida prevede un nuovo codice solo per l’imballo, non per la singola unità venduta al consumatore.

Un consiglio pratico: tenere un registro dei codici assegnati, anche un semplice foglio di calcolo, con codice, descrizione, formato, data di assegnazione e stato. Con 1.000 codici a disposizione sembra superfluo, ma dopo qualche anno di varianti e formati è l’unico modo per non assegnare due volte lo stesso numero.

Codici interni e prodotti a peso variabile

Non tutti i codici a barre che si vedono nei negozi sono GTIN rilasciati da GS1. Molti punti vendita usano codici interni per articoli che producono o confezionano da sé: funzionano solo all’interno di quel negozio e non vanno usati per vendere a terzi.

I prodotti a peso variabile, come salumi, formaggi o carne confezionati in negozio, hanno una soluzione dedicata: in Italia si usano i codici che iniziano con 2, che contengono il codice dell’articolo e il peso o il prezzo, oppure il GTIN-13 rappresentato con il simbolo GS1 DataBar. Sono le etichette che escono dalle bilance dei banchi freschi.

Chi produce e vende a negozi o distributori, invece, ha bisogno dei propri GTIN: sono l’unico modo perché il prodotto sia riconosciuto allo stesso modo in ogni punto vendita.

Dal numero all’etichetta: cosa controllare prima di stampare

Avere il codice giusto non basta, se poi il simbolo stampato non si legge. Le indicazioni di GS1 Italy riguardano soprattutto tre aspetti:

• dimensioni: il simbolo EAN-13 può essere ingrandito o ridotto entro un intervallo che va dall’80% al 200% delle dimensioni nominali. Sotto quella soglia molti scanner faticano a leggerlo;
• colori: la combinazione ideale è barre nere su sfondo bianco. Con altri colori, le barre devono essere scure e lo sfondo chiaro. Il rosso sulle barre è da evitare perché molti lettori non lo distinguono dal bianco;
• margini: ai lati del codice serve uno spazio libero, senza scritte o grafiche, altrimenti lo scanner non capisce dove inizia e dove finisce il simbolo.

Quando il codice non è stampato sulla confezione ma su un’etichetta adesiva, per esempio per piccoli lotti, prodotti artigianali o un periodo di transizione, la qualità di stampa dipende dal modello di etichetta e dalla stampante. Un modello impostato con una risoluzione sbagliata può produrre barre deformate, come abbiamo visto nella guida ai problemi di stampa delle etichette. Chi stampa su stampanti termiche può partire da un modello già impaginato: ZPL Archive raccoglie template ZPL pronti per diversi settori, con formato in millimetri e risoluzione dichiarati, da adattare con il proprio codice e la propria descrizione.

Prima della produzione della confezione, una prova semplice: stampare il codice alle dimensioni reali e leggerlo con più scanner diversi, compreso quello di un eventuale cliente della distribuzione.

Gli errori più comuni

• Acquistare codici da rivenditori non ufficiali e scoprirlo solo quando un marketplace o un buyer li rifiuta.
• Usare lo stesso codice per varianti diverse, per esempio due gusti o due formati, con errori di inventario e di prezzo presso i clienti.
• Non rinnovare l’iscrizione e continuare a usare codici per cui non si ha più la licenza.
• Ridurre il codice per farlo entrare in una grafica, sotto le dimensioni minime.
• Coprire i margini con testi o illustrazioni.
• Non tenere un registro, e riassegnare per errore un codice già usato.

FAQ

Posso usare un generatore di codici a barre online gratuito?
Un generatore produce l’immagine delle barre a partire da un numero, ma non assegna il numero. Il numero deve essere un GTIN valido, costruito sul prefisso aziendale ottenuto da GS1. Un numero inventato può coincidere con il codice di un altro prodotto.

Servono i codici EAN per vendere solo nel mio negozio o al mercato?
Per la vendita diretta non sono obbligatori: si possono usare codici interni. Diventano necessari quando il prodotto entra in altri negozi, nella distribuzione organizzata o su marketplace che li richiedono.

Quanti codici servono per un prodotto venduto anche in cartoni?
Uno per l’unità venduta al consumatore e uno per ogni imballo con una quantità diversa. Gli imballi si identificano di solito con un GTIN-14 costruito a partire dal codice del prodotto contenuto.

Il codice cambia se cambio il prezzo di vendita?
No, il prezzo non fa parte del codice. Fa eccezione il prezzo stampato sulla confezione: in quel caso, secondo la guida GS1, una variazione del prezzo prestampato richiede un nuovo codice.

Un codice per ogni prodotto, per sempre

Il codice EAN è una delle poche informazioni che accompagnano un prodotto per tutta la sua vita commerciale, dalla fabbrica alla cassa, fino al marketplace. Ottenerlo dall’ente autorizzato, assegnarlo con regole chiare e stamparlo in modo leggibile costa poco rispetto ai problemi che evita: listini rifiutati, prodotti bloccati online, errori di inventario presso i clienti. Conviene deciderlo bene una volta, prima che la prima confezione vada in stampa.